Saisir une notre de frais

FAVA Olivier

La saisie de la Note De Frais se fait en 2 temps :

    Création de l’ensemble des lignes de dépenses (Forfait télétravail, Frais kilométrique 6CF, etc., …) ->  Dépenses à soumettre

    Création de la note de frais mensuelle en incluant les lignes de dépenses précédemment créées.

Premier temps : Dépenses à soumettre

Les lignes de dépenses ont 3 statuts : A soumettre, incluse dans une NDF







Second temps : création de la Note de frais mensuelle

La note de frais à 4 statuts : Soumis, Confirmé par responsable, Comptabilisé, Payé






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Création des Dépenses à soumettre

Votre NDF peut comporter une à plusieurs lignes de dépenses (lié à des TVA différentes ou des comptes analytiques différents ou les 2).

Dans l'exemple suivant, la NDF comporte 5 dépenses différents (forfait télétravail, frais kilométrique, frais de réception avec TVA 10 %, frais de réception avec TVA 20%, frais de réception sans TVA).

Pour commencer, dans le menu Odoo :

Onglet Frais / Mes notes de frais /Dépenses à soumettre






Bouton Créer. Le formulaire de la dépense à soumettre apparaît.












Les champs suivants sont à renseigner :

Description de note de frais. Quelques exemples de description déjà utilisées sur OpenERP et l’Article associé à la description du frais:

Forfait Télétravail X.XXX -> [NF-Télétravail-OF] Forfait Télétravail X. Xxxx

Forfait Télétravail O.FAVA ->  [NF-Télétravail-OF] Forfait Télétravail O. Fava

Forfait Télétravail L.OHEIX ->  [NF-Télétravail-LO] Forfait Télétravail L. Oheix

Frais de transport (train, avion, taxi ...) ->  NF-Frais Transp. sans Tva] Frais de transport (train, avion ...) sans TVA

Frais de transport (péage, pkg) avec TVA->

Frais kilométrique 6CF ->  [NF-AC-Frais Kilométrique 6CF] Frais kilométrique 6CF

Frais kilométrique 7CF -> [NF-AC-Frais Kilométrique 7CF +] Frais kilométrique 7CF et plus

Frais resto Tva 10% incluse ->  [NF-Frais reception Tva Intermédiaire] Frais réception, resto Tva 10% incluse (hors boissons)

Frais réception, resto Tva 5,5% incluse ->  [NF-AC-Frais réception sans Tva] Frais réception, resto sans Tva

Affranchissement, colis, timbre... -> [NF-AC-Affranchissement] Affranchissement,colis, timbre...

Cette liste n’est pas exhaustive et se veut être des exemples.

Renseigner le Prix unitaire, la Date du frais, le Compte analytique, les commentaires dans le bas du formulaireSauvegarder (pas la peine de "soumettre" à ce stade)

Exemples de saisie d’une dépense à soumettre :

Exemple forfait télétravail













Exemple Frais kilométriques












Exemple  Frais réception, resto TVA 10 %













Exemple  Frais réception, resto sans TVA










Exemple  Frais réception, resto Tva 20% incluse













Les 5 lignes de dépenses à soumettre créées: 







Il suffit maintenant de créer la note de frais mensuelle.

Création de la note de frais mensuelle

Pour commencer, dans le menu Odoo :

Onglet Frais /Mes notes de frais / Note de frais

















Renseigner le champ « Intitulé de la note de frais » 













Bouton « Ajouter un élément » (sous la liste des lignes "description Note de frais").

Cocher les lignes que l’on souhaite ajouter à notre NDF. Puis bouton Sélectionner.























Sauvegarder. Par défaut lors de la création de votre NDF, elle est soumise.













Joindre les justificatifs : 2 possibilités => SOIT Pièces Jointes / Ajouter, SOIT cliquer sur bouton "documents"