Oui je sais, il n'est pas évident de parler de vacances alors que nous rentrons à peine de nos vacances estivales. Mais pour cette fois plutôt que de vous parler de mes prochaines vacances nous allons échanger sur la gestion des absences dans nos entreprises.
Un sujet qui nous concerne tous à différents points de vue.
Si l'on prend le temps d'écouter dans nos entreprises, rares sont les jours où le sujet n'est pas abordé d'une manière ou d'une autre :
"Combien de congés payés te reste-t-il ?"
"Au fait cette année nous avons combien de RTT employeur ?"
"Tu as vu Jean, il est malade ?"
"Faut que je valide les prochains congés, vous avez fait vos demandes ?"
Je vous laisse compléter avec vos exemples mais on pourrait facilement remplir des pages entières.
A l'heure où nous parlons tous de digitalisation de nos entreprises, comment un processus aussi simple peut-il encore nous faire perdre autant de temps ?
La gestion des absences dans l'entreprise est un sujet qui nous concerne tous, mais avec chacun nos objectifs et nos attentes.
Alors prenons le temps d'identifier les différents points de vue et d'analyser les principaux besoins des acteurs du processus.
Le salarié
Concilier plusieurs agenda, le personnel et le professionnel.
Retrouver les vacances scolaires.
Identifier les absences de nos collègues.
Prendre connaissance de nos compteurs dans le futur.
Concilier nos absences avec nos projets et activités.
Informer notre responsable et collègues.
Le manager
Etre informé des absences à valider.
Avoir une vision d'ensemble des absences sur le service.
Pouvoir notifier une absence d'un collaborateur car il est malade.
Valider les absences sans perdre de temps.
Planifier les projets et activités en fonction des absences.
Gérer les absences des salariés mais également du personnel extérieur.
Les ressources humaines
Paramétrer facilement tous les types d'absence.
Gérer aussi bien les absences maladies que les congés payés.
Ne pas répondre toutes les cinq minutes à une question sur les absences.
Avoir confiance dans les compteurs affichés pour ne pas refaire les calculs à la main.
Ne pas jongler avec plusieurs outils.
Pouvoir gérer simplement les absences injustifiés.
Collecter simplement les justificatifs sur les absences réglementes.
Gérer les journées de télé-travail.
Le contrôle de gestion
Connaître le nombre d'acquisitions prévues en fin de période ou d'année.
Pouvoir provisionner les montants pour les congés payés.
Savoir que les absences correspondent bien à des absences dans les feuilles de temps.
