Audit à distance, Retour d'expérience

Exemple de mise en oeuvre des bonnes pratiques d'audit à distance

IACOLARE Vincent

L'audit à distance, la solution pour des audits performants dans le monde moderne qui nous entoure. Dès lors que le contexte de l'audit s'y prête (multi-site, international.. sur des sujets numérique, système de management...). Des années que nous les pratiquons... non sans mal car la maturité des commanditaires et audités n'est pas toujours au Rendez-Vous. Mais pandémie oblige, les choses bougent. Bonnes pratiques et retours d'expérience !

 

    Audit à distance, levier de performance

    Dans nos ouvrages, nous évoquions déjà des bonnes pratiques d'audit à distance :
    * Équipe d'audit performante
    * Adaptation
    * Intervention à distance

    Concernant l'équipe d'audit performante, cela consiste à mobiliser les auditeurs et experts les plus compétents, géographiquement les plus proches des sites à auditer, familiarisés aux audits en équipe performante. L'équipe est animée par un responsable d'audit, coordinateur de l'équipe, dans une dynamique de collaboration, chargé de planifier, briefer, consolider les conclusions...
    Concernant l'adaptation, elle consiste  à ajuster son attitude à la situation-contexte-profil des audités, à prendre en compte les besoins-attentes spécifiques, à ajuster ses méthodes-outils au contexte et à la situation (nécessite donc de disposer d'une boîte à outils performante).
    Concernant l'intervention à distance, l'auditeur doit être familiarisé aux technologies de l'information et de communication, avec une forte sensibilité à la sécurité de l'information (confidentialité-disponibilité-intégrité) avec une forte dose de positivisme et motivation pour créer de la dynamique malgré l'éloignement.
    Texte Odoo et bloc d'image
    Odoo image et bloc de texte

    Bonnes pratiques de l'audit à distance

    • Rassurer les interlocuteurs sur la pertinence, valeur ajoutée, intérêt, garantie de résultat de l'audit à distance (et pour cela, en être soi-même vraiment convaincu et avoir vraiment envie que ça marche).

    • Apporter de l'aide technique préalablement à ceux qui ont peu d'appétence ou compétence pour les outils numériques ... pour que ça se passe bien le jour J.

    • Ne pas encenser l'audit à distance, quoi que ! Ne pas hésiter à dire que "oui ça serait peut être mieux en présentiel mais le résultat sera le même en distanciel", et ça présente aussi des avantages : optimisation du temps, moins de stress et perte de temps de déplacement, ça oblige à être plus clair et plus synthétique, plus facile d'étaler l'audit (sur plusieurs jours consécutifs ou non)...

    • S'assurer qu'on dispose d'un outil de gestion à distance simple à utiliser pour l'équipe d'audit et les audités... ou a minima que quelqu'un dispose des compétences nécessaires pour garantir le bon fonctionnement

    • Accepter que "oui il y aura des perturbations techniques" (lenteur ou perte ponctuelles de connexion...) mais pas plus qu'en présentiel (salle non disponible, interruptions par des tiers, difficulté d'accès aux preuves...)

    • Aménager le plan d'audit : pour éviter des temps de connexion trop longs, possible d'alterner des temps de présentation contexte-structure-méthodes (en webconf), des temps d'analyse de document (auditeur seul ou en comité restreint), des temps de questions-réponses-partage suite à analyse

    • Organiser des pauses (toutes les 2 heures environ): pour marcher, mouvement de tête- poignets, marcher, regarder au loin / palming).. pour éviter de garder les yeux rivés sur un écran en posture assise trop longtemps

    Retour d'expérience pour un audit de certification

    Les 23 et 24 mars 2020, Synertal (Vincent iacolare) était mobilisé pour une visite d'évaluation de pré-certification. Cet audit a mobilisé dix audités, connectés au moments opportuns (selon le plan d'audit). De 9 heure à 18 heures, les interviews, analyses de documents, questions-réponses, synthèses se sont enchainées pour aborder les différents thèmes convenus du plan d'audit.

    Sébastien, Directeur en charge des opérations pour le compte de la société auditée nous livre son sentiment à l'issue de l'audit: "Malgré les conditions de confinement qui s’imposent à nous, je trouve que nous sommes allez assez loin dans l’évaluation et, oui j’ai le sentiment que nous avons largement atteint les objectifs que nous avions pu nous fixer. Encore merci pour votre mobilisation et concentration pendant ces 2 journées."