Animation à distance de réunion-conférence-formation…

Exemple de mise en oeuvre des bonnes pratiques d'animation à distance

IACOLARE Vincent

Blended learning, classe inversée,  Mobile learning, MOOC, Online learning... le monde moderne ne manque pas de mot anglo-saxons abscons et d’imagination pour acquérir des compétences de façon plus efficiente. D’année en année, le terrain de jeu devenant mondial et œuvrant sur les Environnements Numériques d’apprentissage, la formation modulaire en briques élémentaires, Synertal a pratiqué un autre mode d’animation de réunion, club, conférence… à distance, non sans mal. Mais pandémie oblige, les choses bougent. Bonnes pratiques et retours d'expérience !


        Animation à distance Synertal, levier de performance

        Sans entrer dans le détail, Synertal professionnalise depuis quelques années (en collaboration avec ses partenaires Beeznet), un dispositif d’animation-formation adapté aux défis du XXIème siècle : l’apprentissage mixte personnalisé.
        • Mixant les techniques de FormaScrum, d'Environnement Numérique de Travail (ENT) et de Learning Management System (LMS).
        • Utilisant un ensemble organisé de briques élémentaires (format court accessible de 2 à 5 minutes) composées de support de présentation de formation, MOOC (Massive Online Open Classroom), vidéo, podcast, synthèses, articles, ouvrages.…
        • Mobilisant des salles virtuelles pour se présenter, faire l’évaluation initiale,  collecter les attentes et bâtir le programme individualisé de chacun.
        • Pratiquant la classe inversée ( auto-apprentissage via les moyens pédagogiques définis, mise en pratique sur une étude de cas ,  support interactif ou asynchrone…).
        • Développant la mise en pratique en présentiel ou distanciel (exercices, simulation , jeu de rôle…)
        • Validant le tout grâce à un  examen final  (quiz, synthèse démontrant la compréhension, étude de cas, présentation face à un jury...).
        Texte Odoo et bloc d'image

        Bonnes pratiques de l’animation à distance

        Anticiper les aspects techniques en amont
            • Sélectionnez un outil de communication numérique (fiable, sûr et maîtrisé)
            • Donnez aux participants :
              - toutes les instructions liées à la configuration matériel (audio, vidéo, partage, navigateur)
              - le mode d’emploi de l’outil de communication  (synthétique et pas la notice de 400 pages)
        Préparer le contenu de l’intervention :
            • Structurez l’intervention pour changer d’intervenant et/ou de mode d’intervention toutes les 20 minutes maximum : présentation, questions-réponses, sondage, évaluation...
            • Organisez l’intervention pour éviter de jongler avec  les outils (il faut que ce soit le plus simple possible même si c’est moi sympa. Par exemple, mieux vaut faire participer, collecter des avis, faire voter dans le chat.. puis exporter et exploiter le chat, plutôt que lancer en parallèle un outil de sondage, un outil d’évaluation...)
            •Définissez l'équipe d'intervention (support technique pour les connexions-débits..., animateur pour organiser-cadrer-prise de parole..., intervenant sur le sujet prévu, expert outil d'animation pour gérer le chat/ modalités d'utilisation...) : difficile de jouer tous les rôles à la fois. Organisez vous en répartissant les rôles et tâces à faire avant-pendant-après, briefant chacun et s'assurant de la capacité à faire de chacun
            • L'animation à distance fonctionne bien si les participants se connaissent ou se sont vus déjà au moins une fois. Sinon, organisez un moyen de faire connaissance avant (page de présentation de chacun, photo-video de présentation...) et prévoir une intro de présentation évitant le tour de table ennuyeux (présentation croisée, ...)

        Quelques jours/ heures avant la l’intervention
            • Testez préalablement votre micro, micro-casque, caméra, navigateur
            • Faites un test de connexion à l’outil  de communication
            • Familiarisez-vous avec l’outil de communication (Menu,  micro on/off, voir participants, partage d’écran, caméra, chat...)
            • Projetez vous : mettez vous en condition et vérifier que vous êtes en mesure de faire ce que vous serez amené à faire durant l’intervention
            • Donnez aux participants :
              - les informations de connexion (lien, numéro de tel)
              - les documents préparatoires à la réunion
              - les consignes pour la prise de parole les consignes
              - le contact technique en cas de problème
        Au lancement de la réunion (15 minutes avant l’heure effective de démarrage)
            • Accueil : choisissez un endroit calme et paisible, Installez vous confortablement, prenez un café, un jus de fruit, un thé/café
            • Participez à la réunion depuis votre ordinateur, tablette ou smartphone.
            • Faites les tests/  préliminaires (idem ci-dessus)
            • Dans votre navigateur lancer le lien de connexion
            • Identifiez vous en saisissant votre Nom-Prénom (société) afin que tous les participants vous identifient clairement
            • Fermez les micros (Mute) à votre entrée en réunion (activez le pour parler)
            • Faire se présenter les nouveaux uniquement ou plus si nécessaire (éviter les tours de table générateur de cacophonie car difficile à synchroniser)

        Pendant la réunion (seul maître à bord : l'animateur)
            • Rappelez régulièrement, Respectez et faites respecter les consignes de prise de parole (question-réponse, chat, micro-caméra, écouter l'animateur …)
            • Organisez les prises de prise de parole (en utilisant le moyen approprié : "lever la main", notification dans le chat, utilisation ouverture/ fermeture micro...)
            • Créez une émulation de groupe : relancer les « muets », s’assurer que les participants sont toujours là, distribuer la parole, rebondir d’un participants à l’autre, …
            • Positivez et faites positiver.. oui il y aura des problèmes comme en présentiel. Alors trouver les solutions et avancer.
            • Participez et Restez concentré :
              - utilisez le chat pour interpeller, vérifier la présence / écoute, mobiliser...
              - préparez vos questions et posez les aux moments prévus
              - évitez de faire autre chose en parallèle
              - manifestez votre présence active via le chat, prise de parole... :  questions/ interrogations, votes, point de vue (ralentir/ accélérer/ bien-bof/
            • Ouvrez votre micro uniquement lorsque vous parlez (micro fermé , camera coupée sinon) pour éviter les sons parasites et perturbations
            • Évitez la caméra pour optimiser la bande passante
        Après l’intervention
            • Avant de terminer, sauvegardez, copiez, exportez tout ce qui peut être utile (chat, enregistrement vidéo…)
            • Finalisez le compte rendu

        Odoo image et bloc de texte

        Retour d'expérience pour l'animation d'un club de dirigeants QSE-RSE

        Ce club de dirigeants Qualité-Sécurité-Environnemt-Responsabilité sociétale s'est tenu le 2 avril 2020 en distanciel (pandémie oblige) sur le thème de la "gestion de crise", thème éminemment d'actualité! Animé par Vincent Iacolare, ce club a réuni douze membres, autour d'un expert, de 17 heures à 20 heures 30 non stop. Seules les 15 premières minutes de café virtuel et les 5 minutes de break de 20 heures pour remercier les soignants, ont ponctué l'attention débordante des membres malgré une journée déjà bien remplie par les interactions à distance et le télétravail. Alternant prise de parole, questions-réponses, témoignages et apport d'expertise, jonglant avec le chat, les ouvertures-fermetures de micro, utilisant l'outil d'animation pour capter les avis, questions, votes... l'animateur a pu maintenir attention et implication de chacun·e, comme ils en témoignent :

        • "ce fut une très belle soirée menée de main de maître et sur une thématique (évidemment) passionnante en ce moment" Lionel,

        • "C’était très bien, plus d’écoute, mais aussi plus de difficultés à interrompre pour l’animateur ;-)"  Ambre,

        • "Encore merci pour l’organisation et l’animation de cette réunion passionnante" Aimy,

        • "Réunion bien organisée et fluide avec finalement une bonne discipline et interaction même si je suis hostile à ce mode de fonctionnement" Bruno,

        • "Bonne interactivité membres / expert avec recadrage de l'animateur lorsque nécessaire" Cécile,

        • "L'organisation par visio conférence est une très bonne alternative qu'il pourrait être intéressant de déployer également en temps normal pour les membres ne peuvent être présents physiquement aux séances" Nathalie.

        • "Groupe dynamique avec de bons échanges et des temps de paroles respectés. Bon animateur, communicantion efficace et bon supports de travail" Sylvie.